Где хранить базу знаний компании?
Сервисы для создания базы знаний – программное обеспечение управления информацией о компании для совместной работы в команде и улучшения поддержки клиентов. Эти инструменты служат справочным центром, информационным онлайн-порталом самообслуживания для сотрудников компании или посетителей ресурса. Рассмотрим лучшие сервисы для создания базы знаний и их функции.
Функционал
Основные функции сервисов для создания базы знаний:
- Панель управления контентом. Программы для создания базы знаний осуществляют сбор, хранение, структурирование разных типов контента через простую, интуитивно понятную панель управления. По уровню доступа различают внутренние (корпоративные) и внешние (общедоступные) базы знаний. Внутренняя база знаний используется как виртуальная библиотека для хранения корпоративной информации, политики, правил для сотрудников. Внешняя база знаний доступна для всех пользователей и может включать в себя данные о компании, видеодемонстрацию, практические руководства, рекомендации, пошаговые инструкции по использованию продуктов, часто задаваемые вопросы (FAQ), статьи и другие материалы.
- Функция поиска. Базы знаний имеют окно поиска для удобной навигации по платформе. Дополнительные инструменты поиска – виджет справки, форум сообщества, чат-бот с поддержкой ИИ.
- Редактирование, вложения файлов. Программное обеспечение базы знаний имеет простой, удобный редактор для создания, обновления контента с использованием настраиваемых шаблонов, блоков контента, вложений файлов. Доступны индивидуальные настройки для создания фирменного стиля (HTML или CSS) портала самообслуживания.
- Безопасность. Сервисы базы знаний обеспечивают безопасность данных с помощью автоматического резервного копирования, настройки доступа на основе ролей, SAML-аутентификации, единого входа (SSO), соответствия требованиям SOC2, GDPR.
- Инструменты коммуникации, аналитика и отчеты. Программное обеспечение должно обеспечивать коммуникацию между пользователями для обратной связи, включая комментирование, ведение заметок, примечания, онлайн-чат, уведомления. Встроенная аналитика и отчеты по показателям эффективности позволяют оценивать наиболее релевантные и полезные публикации для оптимизации контента.
- Технологии искусственного интеллекта и машинного обучения. Продвинутые системы базы знаний используют технологии искусственного интеллекта и машинного обучения, позволяющие автоматически предлагать релевантные статьи из базы данных в ответ на запросы клиентов.
- Интеграции. Сервисы для создания базы знаний могут функционировать автономно, как часть программного обеспечения для управления задачами и проектами, управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) или интегрироваться с другими приложениями.
- Доступность. Программное обеспечение для создания базы знаний доступно в локальных (с открытым исходным кодом) и облачных (SaaS) вариантах развертывания. Для большей гибкости, мобильности выбирают веб-приложения, предоставляющие доступ через интернет из любых устройств.
Рейтинг
Ниже представлены лучшие сервисы для создания базы знаний, ранжированные по функциональности, позиции на рынке, стоимости.
Битрикс24
Битрикс24 – платформа для организации совместной работы на корпоративном уровне с CRM, инструментами управления задачами и проектами, конструктором сайтов и интернет-магазинов, автоматизации рабочих процессов. База знаний Битрикс24 – мультимедийное пространство, предназначенное для хранения регламентов, статей, чек-листов, документации и других корпоративных данных. Предусмотрены гибкие настройки прав доступа, умный поиск информации в базе знаний. Сервис готовит к запуску в простом удобном редакторе шаблоны с блоками контента, раздел с информацией о компании для внешних пользователей и отдельный корпоративный онлайн-чат с привязкой истории переписки к нужной статье для каждой Базы данных.
Бесплатная пробная версия или демо: бесплатный тарифный план
Цена: тарифный план Базовый – 2490 руб./мес. для 5 пользователей
Confluence
Confluence – система для управления знаниями и совместной работы над проектами. Для совместной работы с контентом предусмотрено более 75 готовых шаблонов разных документов (от планов до отчетов), редактирование в режиме реального времени, публикация обновлений, история версий страниц, комментирование проекта. База знаний предлагает гибкие настройки прав доступа к информации, индивидуальную ленту о состоянии проектов, новостей на персональной домашней странице; объявления и блоги. Встроены структурированное дерево страниц, макросы для создания интерактивных страниц с расширенными функциями, динамическим контентом.
Бесплатная пробная версия или демо: бесплатный тарифный план Free для команд до 10 пользователей
Цена: тарифный план Standart – 5,75$/ мес. за одного пользователя. 7-дневная бесплатная пробная версия (до 10 000 пользователей)
Notion
Notion – платформа для командной работы с проектами, документами, базами данных. Рабочая область для совместной работы включает функции создания главной страницы сайта, дорожных карт, руководства, документацию по дизайну, заметки о встречах. Предусмотрено более 50 стартовых шаблонов проектов и более 40 типов контента для страниц, включая элемент списка дел, изображение, блок кода, загруженный файл. Есть настройка общего и гостевого доступа, обмен ссылками, сохраняется история версий страниц и блоков. Базы данных можно просматривать в визуальных представлениях таблицы, списка, календаря событий, канбан-доски, галереи, временной шкалы. Доступен экспорт контента в форматах HTML, Markdown, CSV, PDF.
Бесплатная пробная версия или демо: бесплатный тарифный план Personal для физических лиц
Цена: тарифный план Personal Pro – 4 $/мес. Бесплатная пробная версия
Slite
Slite – платформа для управления проектами, базой знаний, рабочим процессом. Объединяет инструменты для работы с документами, коммуникации, принятия решений. Модуль Базы знаний позволяет собирать информацию всей команды в интуитивно понятном интерфейсе с расширенной структурой. Каталог можно создать с нуля, с помощью шаблонов или импорта документов. Доступны создание, редактирование контента, вложение файлов, Doc-аналитика, просмотр истории версий документа, журнал действий, комментирование в режиме реального времени. В Базу знаний можно добавлять видео, изображений обложек, блоки подсказок. Документы сортируются по каналам, обеспечивая простой быстрый поиск. Возможен экспорт PDF.
Бесплатная пробная версия или демо: бесплатный тарифный план Free до 50 документов, демоверсия по запросу
Цена: тарифный план Standart – 6,67 $/мес. за одного пользователя
MeisterNote
MeisterNote – программное обеспечение для совместного ведения документации и заметок для рабочих групп. Сочетает в себе инструменты для создания баз знаний команды, разработки проектной документации, внутренней коммуникации, организации встреч, ведения личных и совместных заметок, удаленной работы. В интуитивно понятном редакторе Базы знаний доступно более 15 стилей блоков контента, которые формируются в виде заголовков, списков дел, изображений, фрагментов кода, символов заметок. Доступны вложение файлов, режим презентации, поддержка по электронной почте, история версий, настройка ролей и разрешений, печать/экспорт заметок, автоматическое резервное копирование данных. Компания работает над внедрением внешнего доступа и разработкой шаблонов проектов.
Бесплатная пробная версия или демо: бесплатный тарифный план Free
Цена: тарифный план Pro – 2,99 $/меc.
Weeek
Weeek – платформа для командной работы с набором инструментов для управления задачами, создания Базы знаний, CRM и воркплейсов. Модуль Базы знаний включает текстовый редактор для создания блоков контента, управление папками, вложения файлов, видео, изображений. В Базе знаний можно создавать документы, группировать их по проектам, размещать статьи. Доступна настройка оповещений по разным каналам – Телеграм, на email или в виде браузерных и мобильных push-уведомлений. Сервис интегрируется с приложениями Google Документы, Google Таблицы, Airtable, Figma, Miro, Google Календарь. Готовится запуск шаблонов и аналитики по проектам.
Бесплатная пробная версия или демо: бесплатный тариф Team до 5 человек в команде
Цена: тариф Team Pro – 590 руб./мес. за одного пользователя
Slab
Slab – система для организации, обмена знаниями в командной работе. Интуитивно понятный интерфейс предлагает возможности создания, редактирования, тематического структурирования контента. Доступны вложение файлов к текстовым документам, просмотр истории версий проектов, совместная работа в режиме реального времени. Разработаны разные блоки, темы, шаблоны для создания контента, унифицированный поиск для поиска информации из Базы данных и всех интегрированных инструментов. Предусмотрены контроль доступа к контенту с гостевым режимом, использование пользовательских доменов, аналитика со статистикой по самым популярным публикациям и продуктивных участниках.
Бесплатная пробная версия или демо: бесплатный тарифный план Free до 10 пользователей
Цена: тарифный план Startup – 6,67$/мес. за одного пользователя. 30-дневная гарантия возврата денег
WikiWorks
WikiWorks – онлайн-сервис для адаптации, мотивации, обучения сотрудников. Объединяет разделы Базы знаний и документов, тестирования, ленты новостей, структуры, контактов, определение сотрудников месяца. База знаний содержит описания бизнес-процессов в виде регламентов. Предусмотрена настройка доступа к материалам базы на основе ролей и корпоративной иерархии. В модуле Тестирование сотрудники проходят тесты на знание регламентов. На портале устанавливает система материального вознаграждения и штрафные санкции для сотрудников.
Бесплатная пробная версия или демо: 14-дневная бесплатная пробная версия, демоверсия по запросу
Цена: тариф Начальный – 495 руб./мес. за первых 5 пользователей. Дополнительный пользователь – 99 руб./мес. Дополнительный гигабайт места – 99 руб./мес.
HiHub
HiHub – система для управления человеческим капиталом и информацией в компании. Продукт сочетает в себе Базу знаний, инструменты оценки продуктивности персонала, план развития, центр генерации идей. База знаний представляет собой онлайн-хранилище корпоративной информации с настройкой доступа, где хранятся, структурируются различные материалы (внутренние регламенты, инструкции, шаблоны). В редакторе можно создавать, управлять контентом: писать, просматривать статьи, заметки, инструкции, добавлять файлы, видео, сниппеты. Сервис дополнен функциями истории версий, автоматической архивации статей, добавления избранного, сортировки разделов и статей, интеграции со скриптами для упрощения навигации по корпоративной Базе данных.
Бесплатная пробная версия или демо: бесплатный тариф Free до 10 пользователей, демоверсия по запросу
Цена: подписка на тарифный план Standart (облачное решение) – 4900 руб./мес. до 100 пользователей. Лицензия (коробочная версия) – 390000 руб. в год до 10000 пользователей
MyBase
MyBase – платформа для накопления и управления знаниями в компании. Это сервис с удобным интерфейсом для безопасного хранения информации и контроля доступа ко всем типам контента, таким как обучающие (регламенты, внутренние инструкции, видео-обзоры), новостные (отчеты по событиям, мероприятиям), обучающие (курс семинаров, тренингов), ресурсные (полезные ссылки, статьи) материалы. Встроена аналитика по продуктивности сотрудников, что позволяет отмечать, публиковать их достижения, присваивать квалификацию и статусы.
Бесплатная пробная версия или демо: бесплатный доступ после регистрации
Цена: бесплатный доступ после регистрации
Сравнительная таблица
| Название | Бесплатная пробная версия или демо | Цена | Визуальный редактор базы знаний | Поиск статей по ключевым словам | Поддержка тегов в базе знаний | Шаблоны базы знаний | Брендирование базы знаний | Управление идеями в базе знаний | Тестирование сотрудников | Совместная работа real-time в базе знаний | Обмен сообщениями в базе знаний | Комментарии в базе знаний | Упоминания в базе знаний | Постановка задач в базе знаний | Согласования в базе знаний | Видеозвонки в базе знаний | Логирование изменений в базе знаний | Роли и права доступа в базе знаний | Гостевой режим в базе знаний | Уведомления в базе знаний | Функционал |
| Битрикс24 | Бесплатный тарифный план | Тарифный план Базовый – 2490 руб./мес. для 5 пользователей |  |
|
|
|
 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
16 |
| Slite | Бесплатный тарифный план Free до 50 документов, демоверсия по запросу | Тарифный план Standart – 6,67 $/мес. за одного пользователя | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
14 |
| Confluence | Бесплатный тарифный план Free для команд до 10 пользователей | Тарифный план Standard – 5,75 $/ мес. за одного пользователя. 7-дневная бесплатная пробная версия (до 10 000 пользователей) | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
13 |
| MeisterNote | Бесплатный тарифный план Free | Тарифный план Pro – 2,99 $/меc. | |
|
|
|
|
|
|
|
|
1 | 1 | 1 | |
|
|
|
|
|
13 |
| Weeek | Бесплатный тариф Team до 5 человек в команде | Тариф Team Pro – 590 руб./мес. за одного пользователя | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
13 |
| Slab | Бесплатный тарифный план Free до 10 пользователей | Тарифный план Startup – 6,67 $/мес. за одного пользователя. 30-дневная гарантия возврата денег | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
12 |
| Notion | Бесплатный тарифный план Personal для физических лиц | Тарифный план Personal Pro – 4 $/мес. Бесплатная пробная версия | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
11 |
| WikiWorks | 14-дневная бесплатная пробная версия, демоверсия по запросу | Тариф Начальный – 495 руб./мес. за первых 5 пользователей. Дополнительный пользователь – 99 руб./мес. Дополнительный гигабайт места – 99 руб./мес. | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10 |
| HiHub | Бесплатный тариф Free до 10 пользователей, демоверсия по запросу | Подписка на тарифный план Standart (облачное решение) – 4900 руб./мес. до 100 пользователей. Лицензия (коробочная версия) – 390000 руб. в год до 10000 пользователей | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
9 |
| MyBase | Бесплатный доступ после регистрации | Бесплатный доступ после регистрации | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
8 |
Заключение
Сервисы для создания базы знаний – программное обеспечение для создания корпоративных информационных порталов и общедоступных справочных центров. В топ-10 входят многофункциональные платформы для организации командной работы Битрикс24, Confluence, Weeek и более специализированные сервисы для управления документами, проектами и заметками, такие как MeisterNote, Notion.
Вики-система для внутреннего использования организациями с целью создания единой базы знаний.
Система для управления кадрами компании. Система предоставляет возможность повышать квалификацию сотрудников с помощью "Базы знаний компании".
Сервис для создания заметок и совместной работы с ними. Подойдет для маркетологов, создателей контента, разработчиков, аналитиков и других специалистов.
Сервис для управлением компанией позволяющий учитывать достижения сотрудников, публиковать их для всей команды.
Сервис для создания заметок и текстовых документов, списков дел, баз данных, таблиц, канбан-досок, баз знаний, ведения проектов и совместной работы.
Позволяет командам хранить информацию о рабочих проектах, заметки, инструкции и полезную информацию о своей деятельности.
Сервис для командных заметок, сбора контента, ссылок и совместной работы.
Сервис для тестирования сотрудников и их адаптации. Содержит базу знаний с регламентами и тесты к каждому регламенту.
Российский сервис для управления бизнесом.
