Рабочие чаты для бизнеса: виды, преимущества, основной функционал
Когда мы говорим о коммуникациях внутри команды, в первую очередь это касается бизнес-процессов и механизма рабочего общения. Достижение поставленных целей требует выстраивания эффективной коммуникации и грамотного взаимодействия между сотрудниками, партнерами, заказчиками. Сегодня это обеспечивают корпоративные мессенджеры, ставшие настоящим must have в любом бизнес-направлении.
Команда Soft Finder предлагает узнать о данных программах подробнее. В этой статье мы рассмотрим наиболее популярные русскоязычные мессенджеры и расскажем про их возможности.
Определение
Распространение данных приложений столь повсеместно, что представить современную компанию без них невозможно. Благодаря мессенджерам:
- обеспечивается качественный обмен информацией внутри команды;
- повышается общая производительность;
- разрабатываются перспективные идеи.
Такие мессенджеры привносят в рабочий процесс гибкость и удобство, что особенно важно в формате дистанционной работы.
С функциональной точки зрения данные программы являются инструментом, сочетающим в себе возможности публичного мессенджера с рядом специфических возможностей. Последние разрабатываются и внедряются с расчетом на компанию, при учете специфики ее деятельности. Именно ориентированность на корпоративную культуру и формат способствует повышению эффективности работы компании.
Разновидности
Четкой классификации данных приложений не существует, потому приведем их условное разделение на две группы:
- Самостоятельные мессенджеры. К таковым можно отнести известные многим Amo, Dialog. Данные приложения подходят для созвонов, общения в чатах, создания каналов. Их отличают удобство, стабильная работа и простота интерфейса. Это прекрасный выбор для организации быстрой, четко отлаженной коммуникации в коллективе.
- Приложения, представленные в комплексе решений для корпоративного общения. Яркие примеры – VK Teams, Яндекс Мессенджер. Такие программы оптимальны для тех, кто не желает переключаться между разными платформами для решения рабочих задач. Благодаря этому можно вести чат с коллегами, параллельно планируя события во встроенном календаре и рассылая почту клиентам.
В чем корпоративные мессенджеры лучше стандартных?
Кто-то наверняка спросит: зачем изобретать велосипед, если можно решать рабочие вопросы в универсальном мессенджере? Такое мнение в корне ошибочно, ведь корпоративные приложения обладают рядом уникальных возможностей, заточенных под бизнес-процессы.
Назовем лишь немногие из преимуществ корпорэйт-мессенджеров перед обычными:
- Индивидуальный интерфейс и безопасность. Корпоративные приложения разработаны при учете потребностей и специфики компании. Их отличают интерфейс, отражающий ценности и фирменный стиль компании, а также защищенность от утечки данных.
- Четкое разграничение личного и делового. В таких приложениях можно работать, не отвлекаясь на сторонние сообщения и уведомления. Они ориентированы на эффективное использование времени, а также концентрацию на текущих задачах.
- Гибкий, удобный интерфейс. Мессенджеры адаптированы под любые типы устройств. Ими можно пользоваться на ПК, ноутбуках, смартфонах, планшетах. Из этого вытекает другое их преимущество – мобильность.
- Быстрая организация групповых конференций и чатов для командной работы. Данный вид мессенджеров функционально заточен под групповые чаты, совместное обсуждение проектов и бизнес-задач. Это позволяет хранить, изучать, редактировать, обмениваться документами и другими файлами в рамках одной платформы.
- Легкий доступ к истории переписки и необходимой информации. Сообщения, поступающие в командный мессенджер, можно найти и пересмотреть в любой удобный момент. Это крайне важно в ситуациях, когда новые участники группы только подключились к проекту и нужно посвятить их в курс дела как можно быстрее.
- Синхронизация с другими приложениями. Командные мессенджеры можно легко интегрировать в другие инструменты, используемые компанией. Они прекрасно взаимодействуют с календарями, почтовыми клиентами, проектными системами. Таким образом создается единая рабочая среда для стабильного обмена информацией для эффективной работы.
- Продуктивный обмен информацией, быстрая коммуникация. Групповые мессенджеры обеспечивают моментальную доставку сообщений, поддерживают войс-месседжи и видеозвонки. Таким образом можно существенно ускорить процесс принятия решений, улучшить коммуникацией внутри компании и срочно отреагировать на важную проблему.
- Видеоконференцсвязь, вебинары. Групповые мессенджеры – идеальные платформы для проведения видеоконференций, планерок, вебинаров и презентаций. Такой формат обмена информацией экономит время и средства, затрачиваемые на организацию оффлайн-собраний. Благодаря корпоративным созвонам можно быстро обсудить повестку рабочего дня, даже если участники команды находятся на разных концах планеты.
Основной функционал
В данных приложениях предусмотрена масса полезных функций для выстраивания деловой коммуникации. Среди ключевых возможностей:
- Гибкость администрирования. Вы можете настраивать роли участников беседы или конференции, давать им различные имена, управлять в зависимости от специфики чата.
- Удобные аудио- и видеосозвоны с понятным интерфейсом.
- Внедрение чат-ботов для ускорения рабочих процессов.
- Расширенный поиск по всем чатам и каналам.
- Поисковая система со встроенными фильтрами и многое другое.
Выше приведен стандартизированный набор возможностей. Функционал мессенджера зависит от специфики платформы.
Пятерка популярных
Составление рейтинга – дело субъективное и неблагодарное. Вместо этого мы решили назвать пятерку наиболее востребованных командных платформ среди российских компаний.
VK Teams
Данная платформа – целый комплекс полезных функций для командной работы. Мессенджер представлен в виде единого цифрового пространства, в котором участники могут быстро решать бизнес-задачи и отслеживать динамику их выполнения. Благодаря централизованной системе управления доступом чаты надежно защищены от третьих лиц.
Платформа поддерживает:
- создание личных, командных чатов;
- обозначение, обсуждение задач и контроль над выполнением;
- видеоконференцсвязь без лимитов по участникам и продолжительности;
- синхронизацию с другими инструментами (планерами, органайзерами, почтой);
- поиск сотрудников на вакантные места.
Чтобы было еще удобнее, платформа доступна в виде мини-приложения для быстрого решения повседневных задач. Пользователи могут получать различные выписки, документы, заявки, изучать расчеты прямо со смартфона.
Яндекс Мессенджер
Данная платформа некогда была стандартным мессенджером, но в 2023 году перешла в категорию корпоративных систем. Сегодня в данном цифровом комплексе есть все, что необходимо для рабочей коммуникации:
- различные треды;
- звонки и видеосвязь;
- опросы;
- широкий выбор реакций на сообщения;
- файловый обмен;
- подключение чат-бота от Яндекс 360.
В целом интерфейс приложения практически не отличается от привычного всем Телеграм. Такое решение оптимально для желающих быстро вынести деловые переписки с публичных платформ.
Пачка
Облачный групповой мессенджер, пребывающий на пике популярности. Принцип его работы состоит в том, что все данные загружаются в облачное хранилище. Объем хранилища – от 10 Гб до 1 Тб на компанию (определяется выбранным тарифом). Если это необходимо, место в «облаке» можно дополнительно докупить.
Платформа позволяет:
- сортировать, группировать беседы;
- проводить видео- и аудиосозвоны (до 100 участников);
- искать информацию по чатам;
- открывать каналы, приватные и открытые беседы;
- ставить рабочие задач, тегировать участников;
- настраивать права доступа и многое другое.
Также мессенджер поддерживает интеграцию с сотнями других сервисов. Количество доступных сервисов зависит от выбранного тарифа.
Р7-Команда
Платформа, созданная для выстраивания рабочей коммуникации и продуктивного обмена внутри команды. В приложении доступны абсолютно любые способы взаимодействия. Пользователи могут вести переписку, созваниваться, проводить видеоконференции.
Сервис предлагает:
- удобные текстовые чаты с поддержкой вложений;
- списки контактов;
- запись и демонстрацию экрана;
- быструю поисковую систему по чатам;
- широкий выбор настроек интерфейса;
- синхронизацию с бизнес-инструментами (почтой, CRM и т.д.);
- запись, сохранение звонков.
Набор функций также зависит от комплектации системы и выбранного тарифа.
Мессенджер eXpress
Приоритет данной платформы – обеспечение высокого уровня приватности и безопасности общения. Система допускает установку на собственный сервер компании с двухфакторным шифрованием, специальным режимом конфиденциальности. Также при проведении видеозвонков поддерживается усиленная защита под паролем.
Помимо этого, мессенджер предлагает привычный набор функций:
- чат-боты;
- встраиваемые приложения;
- средства автоматизации;
- треды;
- удобный поиск;
- сортировку чатов по тегам, папкам;
- настройку уведомлений и прочее.
Критерии выбора
Перечислим основные моменты, требующие внимания:
- Широта возможностей для текстового обмена. Важно, чтобы платформа позволяла легко форматировать и редактировать текст, вставлять ссылки, менять шрифты и т.д.
- Интуитивно понятный и лаконичный интерфейс. Участники должны легко ориентироваться по приложению, не отвлекаясь на долгие поиски или настройки. В данном случае действует правило «чем проще, тем лучше».
- Стабильность мобильной версии платформы. Это крайне важно при наличии в компании сотрудников, часто пребывающих в командировках (либо работающих удаленно).
- Оптимальная производительность и надежность. Крупным компаниям следует выбирать платформы, рассчитанные на высокую посещаемость. Если мессенджер не выдерживает тысячи участников, это может оказаться критичным для бизнеса.
- Возможность внедрения чат-ботов и других разработок ИИ. Сегодня все направлено на автоматизацию и оптимизацию бизнес-процессов. Крупным компаниям не обойтись без мессенджера, который легко интегрируется с другими инструментами и системами. В этом помогают встроенные боты, дополнительные сервисы для расширения функционала.
- Безопасность. Защита данных – всегда в приоритете компании. Современные платформы внедряют двухслойное шифрование чатов и поддерживает режим приватного доступа.
Также при выборе системы необходимо учитывать условия ее использования (лимиты по участникам, объему хранилища), стоимость подписки и тарифы, совместимость с важными для компании сервисами.
Заключение
Не имеет значения масштаб бизнеса и его специфика, когда речь идет о выстраивании коммуникации. В любой компании продуктивность работы и достижимость целей прямым образом зависят от модели взаимодействия внутри команды. Корпоративные мессенджеры прекрасно справляются с поставленными задачами и выводят командное общение на новый уровень. С каждым годом данные платформы становятся все более функциональными, удобными и безопасными.
