Электронная подпись: виды, где получить и как пользоваться
Сейчас постепенно все государственные органы переходят на электронный документооборот. Но каким образом заверяются цифровые копии документов? Для этого используется электронная подпись (ЭЦП): она является полным эквивалентом ручной. И вместе с этим ЭЦП защищает файл от каких-либо изменений. Если в него будут внесены какие-либо корректировки, то подпись аннулируется, становится недействительной. Как получить ЭЦП, какие они бывают, как правильно ими пользоваться?
Общие сведения
ЭЦП чаще всего используется для заверения цифровых копий документов, заявлений. Ранее ею преимущественно пользовались исключительно предприниматели, юридические лица для взаимодействия с государственными органами, с налоговой службой. Но в теории получить ЭЦП имеет право и возможность абсолютно каждый совершеннолетний гражданин РФ.
Основные возможности, которые предоставляет ЭЦП:
- Полностью дистанционное взаимодействие с государственными органами. Если ранее требовалось обязательно подавать бумажные копии документов с личной подписью, то сейчас можно всего лишь отправить файл с интегрированной ЭЦП. И такой документ имеет такую же юридическую силу, как и его бумажная завершенная копия.
- Подписание документов. Можно даже составить договор аренды квартиры полностью в электронном варианте. И обе стороны заверят его с помощью своих цифровых подписей. Такой документ тоже будет обладать требуемой юридической силой.
- Подача заявлений через Госуслуги. Для доступа к некоторым услугам обязательно требуется ЭЦП.
Как выглядит ЭЦП
ЭЦП — это уникальный цифровой идентификатор. Он может храниться в форме обычного файла на компьютере или смартфоне или же в качестве USB-токена (ЭЦП-токен, рутокен), который для использования нужно подключить в соответствующий USB-порт устройства. Какой вариант будет использовать гражданин или юридическое лицо — остается на его усмотрение.
Также существуют «облачные» ЭЦП-ключи. Это когда сам файл хранится на сервере специализированной компании. А для доступа к нему с любой точки мира пользователь просто указывает свой логин, пароль и проходит авторизацию на сервисе.
Принцип работы
Как происходит подписание документа? К примеру, пользователь создает цифровой файл. И желает его заверить своей ЭЦП. Он интегрирует его идентификатор в документ с помощью встроенных в ОС средств или через специальную программу.
Сам документ и его содержимое при этом не меняется. Просто к нему присоединяется специальный идентификатор подписавшего в форме сертификата. Срок действия этого идентификатора может быть ограничен. И при попытке внести какие-либо изменения в документ подпись аннулируется, исчезает.
Присоединить идентификатор можно практически к любому файлу. Программные средства позволяют это делать. А вот скомпрометировать, подделать ЭЦП — невозможно. Во-первых, потому что данные всех держателей ЭЦП имеются у государства. Во-вторых, при создании индивидуального идентификатора используются криптографические алгоритмы. Это достаточно сложная для понимания обычным пользователем технология. Но суть предельно проста: подделать ключ невозможно. Но его теоретически можно скопировать. Однако систему защиты от несанкционированного доступа к ЭЦП регулярно модернизируют: это регулируется законодательными актами.
Разновидности электронных подписей
Выделяются 3 основных типа электронных подписей:
- простая;
- неквалифицированная;
- квалифицированная.
Простая
Используются преимущественно как одноразовый идентификатор для удостоверения личности. Это может быть связка логин/пароль. Чаще всего используются банковскими учреждениями. Именно с помощью простой одноразовой ЭЦП клиент заверяет договоры в дистанционном режиме на выпуск, перевыпуск банковской карты, открытие кредитного лимита и так далее.
Неквалифицированная
Это цифровой сертификат, который утвержден стандартом ГОСТ. Постепенно выводятся из обихода ввиду того, что их теоретически можно скомпрометировать.
Квалифицированная
На текущий момент это самая современная разновидность ключа электронной подписи с криптографическим шифрованием. В свою очередь, он делится на 2 элемента: открытый и закрытый ключ. Первый — как раз используется для генерации и присоединения идентификатор к заверяемым документам. А вот закрытый ключ хранится только у владельца, доступ к нему третьим лицам не предоставляется ни при каких обстоятельствах.
Общие данные о порядке выпуска и присвоения ключей ЭЦП содержится в ФЗ 63 «Об электронной подписи».
Как получить
Алгоритм получения напрямую зависит от того, какой тип ЭЦП необходимо получить и для каких именно целей. На сегодняшний день уполномочено только 2 органа, которые могут заниматься генерацией и выдачей электронных подписей (неквалифицированных усиленных и квалифицированных):
- МФЦ (многофункциональные центры);
- специализированные удостоверяющие центры.
Необходимо упомянуть, что для выдачи ЭЦП нужно пройти очную проверку личности. То есть в дистанционном режиме получить электронную подпись не получится.
Можно ли записать на флешку сертификат ЭЦП
Ключ ЭЦП — это обычный файл. Как и фотография, текстовый документ. Пользователь может его записать, скопировать, удалить и пр. Соответственно, записать на USB-флешку сертификат можно. Но это небезопасно. Ведь если третье лицо получит доступ к файлу, то сможет от имени владельца подписывать документы, обращаться в банк, в государственные органы. Можно использовать флешки, поддерживающие установку пароля. Но это тоже небезопасно, так как такие пароли скомпрометировать достаточно легко.
Самый надежный вариант — это хранить ключ на специальном ЭЦП-токене. Потому что в нём используется многоуровневая система защиты. Для доступа к сертификату нужно будет указать и специальный персональный пароль, и логин. При этом устройство USB-токена при генерации открытого ключа проверяет мета-данные идентификатора. И если в нём будут замечены какие-либо правки, то процесс генерации прерывается.
Получение физическими лицами
Для получения электронной подписи физическим лицам необходимо обратиться либо в ближайший многофункциональный центр (МФЦ), либо в специализированный удостоверяющий центр. Большинство выбирают первый вариант, получая неквалифицированные усиленные сертификаты или USB-токены. Подать заявку в МФЦ имеет право каждый совершеннолетний гражданин.
Простые подписи не выпускаются в качестве сертификата. И юридическую силу они имеют только в тех случаях, которые регламентированы положениями ФЗ 63 в последней редакции.
Услуга выпуска и получения ЭЦП бесплатная. Уплачивается только государственная пошлина в размере 100–200 рублей за прием заявления. Срок изготовления — до 1 недели. Заявителя уведомят по телефону, который он указывал в заявке.
ЭЦП в МФЦ выдается либо в форме файла-сертификата, либо на USB-ключе (устройство оплачивается отдельно).
Получение юридическими лицами
Юрлица могут получить ЭЦП только через удостоверяющий аттестационный центр. Список всех действующих организаций, предоставляющих данную услугу, можно узнать на портале Госуслуг. Затем необходимо перейти на официальный сайт компании, уточнить условия получения квалифицированной ЭЦП, стоимость, адрес представительства организации.
От предпринимателя потребуется копия паспорта (заявителя), СНИЛС, выписка из государственного реестра юр лиц или индивидуальных предпринимателей, а также само заявление.
Кстати, до 2018 года ЭЦП можно было получать в представительствах Росреестра. Затем услуга с их стороны была упразднена. И сейчас нужно обращаться именно в сертифицированные удостоверяющие центры.
Как пользоваться
Использовать ЭЦП для подписания и заверения документов можно через соответствующие программы, например, Контур.Крипто, Sign.Me, РусТендер. Такие функции интегрированы и в ОС Windows, и в Unix-системы. Также взаимодействие с ЭЦП, выпущенными удостоверяющими российскими центрами, интегрирована в пакеты программ 1С, Контур и так далее.
Дополнительно многие удостоверяющие центры представляют онлайн программное обеспечение для работы с выданными ими электронными подписями. Достаточно зайти на их сайт, авторизоваться с помощью ЭЦП. И там предоставляется возможность заверить документы, сгенерировать различные заявления для обращения в государственные органы и так далее.
Нужно лишь учесть, что срок действия генерируемых электронных подписей ограничен. Он составляет 12 месяцев с даты генерации. За 3 месяца до окончания срока действия держателя уведомляют об этом всеми доступными способами (письмом на портале Госуслуги, через СМС и так далее). Повторное уведомление присылают за 10 дней до окончания срока действия.
Как продлить срок действия
Есть 2 варианта, как ЭЦП можно «обновить»:
- Посетить ближайший МФЦ. Это актуально только для физических лиц. После подачи заявления выпустят новый сертификат. Его срок действия тоже составит от 12 месяцев.
- Посетить любой удостоверяющий центр. Как правило, если обращаться в тот, где ЭЦП получали ранее, то всю процедуру можно будет сделать в дистанционном режиме (за исключением записи закрытого ключа на USB-токен).
В МФЦ стоимость продления срока действия подразумевает только уплату пошлины. В удостоверяющих центра используют собственные тарифы. Как правило, в них выпуск ЭЦП не превышает стоимости в 1000-2000 рублей. Срок действия новой подписи также составит 12 месяцев с момента генерации.
Что делать, если ключ электронной подписи утерян
Такие ситуации тоже возникают. Например, жесткий диск или смартфон, на котором хранилась ЭЦП, украли. Либо же USB-токен, на котором записан закрытый ключ электронной подписи, утерян. В таких случаях ключ ЭЦП необходимо как можно скорее аннулировать. После этого он станет недействительным, независимо от того, сколько времени прошло с момента его генерации.
Для аннулирования старой ЭЦП нужно тоже обращаться либо в МФЦ, либо в удостоверяющий центр. Затем сгенерировать новый ключ. Старый автоматически теряет свою актуальность после этого. Одновременно у гражданина несколько ключей ЭЦП быть не может (исключением являются только простые ключи, но они являются одноразовыми).
Следует упомянуть, что за сохранность ЭЦП несет ответственность сам гражданин или уполномоченные лицо в компании. Это тоже регламентируется положениями Федерального Закона 63. Несоблюдение правил влечет за собой административную ответственность.
Заключение
Электронная подпись — удобный инструмент как для физических лиц, так и предпринимателей. Позволяет существенно сэкономить время и наделить электронные документы юридической силой. Самый частой вариант их использования — это подача заявлений в Госуслуги на получение различных выписок из реестров. А также их используют для сдачи финансовой отчетности в ФНС. Момент отправки письма с заверенным отчетом считается тем временем, когда заявление налоговой было принято.
С большой долей вероятности количество сервисов по использованию ЭЦП в дальнейшем будет только увеличиваться. Цифровизация всё это подразумевает по умолчанию. А сам процесс получения электронной подписи на сегодня максимально упрощен.
